備份檔案就像是保險一樣 － 您希望永遠不會需要它，但萬一有天真的需要它時，您就會多麼慶幸擁有它。非營利協會 - Independent Computer Consultants Association (獨立電腦諮師詢協會) 的網主 Jerry Stuckle 說道，「您所信賴的電腦是會無預警地發生故障的。」硬碟有可能會損壞、突來的火災或水災都有可能毀損您的系統。檔案可能會因為軟體問題，或是病毒、病蟲與木馬程式導致毀損。或者，您自己可能真的誤殺或意外地刪除重要的檔案，甚至可能是重要資料的整個資料夾。如果您還是羞於開口向公司請教備份的系統方法，那就試想一下有天打開電腦時卻發現重要的文件不見時您的感受吧。備份作業可能就像把檔案寄到網路帳號一般地簡單，但聽起來您的公司或許有更完善的備份方法。請向您的同事請教如何使用備份系統。或者，您也許可以為自己組織個教學課程，邀請其他也需要知道的同事一起參與。您很有可能不是唯一一位冒著重要資料遺失風險的人。您會非常訝異，因為您會發現檔案備份比想像中的還要更簡單又快速。