Beskyttelse

Misbruk av e-post og annen teknologi p

av Michelle V. Rafter

I Los Angeles i forrige måned stod tretten medarbeidere på UCLA Medical Center i fare for å bli oppsagt etter at de var tatt i å spionere på den elektroniske pasientjournalen til popstjernen Britney Spears. Medarbeiderne hadde krenket både senterets regler og medisinske personvernlover. Det endte med at seks medarbeidere ble suspendert fra deres stillinger.

Eksemplet viser hvordan et enkelt museklikk kan sette jobben din i fare. Kanskje du synes dette er ufarlige og ikke noe å bry seg om, men det kan godt være at sjefen din har en helt annen oppfatning.

Etter hvert som mer og mer forretningsinformasjon lagres online og kommunikasjon foregår elektronisk, blir det nødvendig for bedrifter å redigere medarbeidermanualen, slik at den også inneholder informasjon om hva som er lov og ikke lov mht. bruk av e-post, Internett og sosiale nettverk. Men selv om arbeidsgiverne ikke har skrevne regler om emnet, har de lov til å si opp ansatte som bryter med teknologisk relaterte lover.

"Du er på gyngende grunn hvis du bryter loven," sier Jim Cahill, sjefsblogger og kommunikasjonssjef hos Emerson Process Management, en stor industriautomatiseringsprodusent i Austin, Texas.

Oppsigelsesårsaker
Ifølge en undersøkelse i Desember 2007 av 304 amerikanske bedrifter, som ble gjennomført av ePolicy Institute og American Management Association, sier flere og flere bedrifter opp regelbrytere. 25 % av arbeidsgiverne i undersøkelsen hadde sagt opp ansatte for misbruk av e-post og en tredjedel hadde sagt opp ansatte for misbruk av Internett.

Antallet oppsigelser er stigende fordi flere og flere bedrifter overvåker medarbeidernes bruk av datamaskiner og Internett, sier ePolicy Institutes adm. dir. Nancy Fuller, forfatter og konsulent som arbeider med bedrifter i forbindelse med Internett og medarbeiderovervåking. "De ansatte må være klar over at Storebror følger med over din elektroniske skulder," sier Fuller.

Nøyaktig hva kan få deg oppsagt? Her er noen aktiviteter som bedrifter i ePolicy Institute/AMA-undersøkelsen oppga som oppsigelsesårsaker:

E-post
Upassende språkbruk; for mye personlig bruk; brudd på taushetsplikt.

Internett
Besøk på pornografiske sider, kontaktsider, spill, underholdning, shopping, auksjoner, sport osv. For mye personlig bruk; brudd på andre regler i bedriften.

Annet
Misbruk eller personlig bruk av kontorets telefoner; tap eller tyveri av elektronisk utstyr.

Beskytt deg selv på jobben

Så hva kan du gjøre for å beskytte deg selv når du er på jobb?

• Bruk e-post med forsiktighet. Når det kommer til det skrevne ord, finnes det ennå en dobbel standard, noe som betyr at medarbeidere kan få større problemer med det de har skrevet enn med det de har uttalt, sier Lewis Maltby, leder for National Workrights Institute.

• Behandle alle former for media på samme måte. Hvis en melding eller vits ikke er akseptabel i en e-post, vil den heller ikke aksepteres i en direktemelding, sms, bloggpost eller på Facebook, sier Maltby. Det bør handles deretter.

• Når det gjelder jobben er det en god idé å anta at ingenting er privat. Du må ikke tro du er sikker fordi du bruker nettbasert e-postkontoer for å sjekke personlig e-post på jobben – hvis de har den rette teknologien, kan bedriften spore dem, sier Fuller fra ePolicy. "Spar dine private e-poster til du kommer hjem," sier hun.

• Da er du på den trygge siden. Hvis du vet at bedriften har regler mot noe, så bør du overholde dem. Ifølge en undersøkelse gjennomført av Ponemon Institute i 2007, sa 51 % av de ansatte at de hadde kopiert fortrolig informasjon til en USB minnebrikke, selv om 87 % trodde at dette var et brudd med bedriftens regler. Sikkerhetseksperter anbefaler at man benytter krypteringsprogrammer for å sikre bedriftens informasjon når man er på reise med en bærbar datamaskin.

• Les manualen. Emerson oppdaterer jevnlig deres medarbeidermanual for å dekke blogger og annen ny teknologi, og krever at medarbeidere leser og signerer oppdateringene, sier Cahill, selskapets kommunikasjonssjef. Spør en overordnet, eller på it-avdelingen eller personalavdelingen om bedriften har regler for bruk av datamaskiner og elektronisk kommunikasjon. Hvis de finnes, så les dem. Hvis det tilbys kurse, så meld deg på, sier Fuller.

Når du så har lest medarbeidermanualen, må du sørge for at du følger spillereglene.