Preventie

Misbruik van e-mail en andere digitale middelen op kantoor kan tot ontslag leiden

door Michelle V. Rafter

Verleden maand werden in Los Angeles dertien werknemers van het UCLA Medical Center bijna ontslagen, toen zij werden betrapt op het lezen van de medische gegevens van popster Britney Spears. Het personeel maakte inbreuk op het werkplekbeleid van het centrum, evenals op wetgeving met betrekking tot medische privacy. Uiteindelijk werden zes mensen geschorst.

Zoals deze situatie en soortgelijke situaties aantonen, kan een simpele klik van de muis of druk op een toets leiden tot acties die uw baan in gevaar zouden kunnen brengen. Voor u lijkt het misschien allemaal erg onschuldig, maar uw manager denkt daar heel anders over.

Naarmate meer bedrijfsgegevens online worden opgeslagen en communicaties elektronisch plaatsvinden, worden bedrijven gedwongen handleidingen voor werknemers te herschrijven, zodat deze precies aangeven wat wel en niet is niet toegestaan bij het gebruik van e-mail, internet en sociale media. Maar zelfs wanneer werkgevers niets op schrift hebben gezet, staan zij volledig in hun recht wanneer zij werknemers ontslaan voor overtredingen bij het gebruik van technologie.

“Je bevindt je op glad ijs als je je niet aan de regels houdt,” zegt Jim Cahill, hoofdblogger en communicatiemanager bij Emerson Process Management, een fabrikant in industriële automatisering met een waarde van 4 miljard dollar, gevestigd in Austin, Texas.

Overtredingen die tot ontslag leiden
Een onderzoek dat in december 2007 door de 'ePolicy Institute and American Management Association' onder 304 bedrijven in de VS werd uitgevoerd, heeft aangetoond dat steeds meer bedrijven regelovertreders ontslaan. Een kwart van de onderzochte werkgevers had een werknemer ontslagen voor het misbruik van e-mail en eenderde had medewerkers ontslagen voor het misbruik van internet.

Ontslagen nemen toe omdat steeds meer bedrijven het gebruik van computers en internet in de gaten houden, zegt uitvoerend directeur van ePolicy Institute, Nancy Fuller, een schrijfster en consultant die met bedrijven werkt over kwesties als het bewaken van internet en werknemers. "Werknemers dienen zich bewust te zijn dat Big Brother over je elektronische schouder meeleest," zegt Fuller.

Wat zijn redenen voor ontslag? Hier volgen enkele redenen die door bedrijven in het ePolicy Institute/AMA-rapport worden genoemd:

E-mail
Aanstootgevende taal, te veel persoonlijk gebruik, schending van vertrouwelijkheidsregels.

Internet
Het bezoeken van websites voor porno, relatiebemiddeling, games, vermaak, winkelen, veilingen, sport of andere sites, te veel persoonlijk gebruik, overtreding van andere bedrijfsregels.

Overig
Misbruik of privégebruik van telefoons op het werk, verlies of diefstal van elektronische apparatuur.

Bescherm uzelf op uw werk

Dus wat kunt u doen om uzelf op uw werk te beschermen?

• Wees voorzichtig bij het gebruik van e-mail. Wanneer het gaat om het geschreven woord, geldt er nog steeds een dubbele norm, wat inhoudt dat werknemers meer problemen kunnen krijgen om wat zij schrijven dan om wat zij zeggen, aldus Lewis Maltby, uitvoerend directeur van het National Workrights Institute, een pleitbezorger voor werknemersrechten uit Princeton, N.J..

• Behandel alle soorten media gelijk. Als een bericht of grapje niet gepast is in een e-mail, zal het ook niet gepast zijn in een expresbericht, sms-bericht, blogbericht of op uw Facebook-pagina, zegt Maltby. Handel net zo.

• Wanneer het om werk gaat, ga er dan vanuit dat niets privé is. Denk niet dat u veilig bent omdat u een e-mailaccount op het web gebruikt om op uw werk uw privé-mail te lezen. Als bedrijven over de juiste technologie beschikken, kunnen zij erachter komen, zegt Fuller van ePolicy. "Bewaar je privé-mail voor thuis," zegt ze.

• Voorkomen is beter dan genezen. Als u weet dat uw bedrijf regels heeft voor wat u niet mag doen, doe het dan niet. Een rapport uit december 2007 van het Ponemon Institute, een privacy-studiegroep, toont aan dat éénenvijftig procent van de werknemers had aangegeven dat zij vertrouwelijke informatie naar een USB-stick hadden gekopieerd, ook al dacht 87 procent hiervan dat dit volgens het bedrijfsbeleid verboden is. Als u vaak met een laptop, iPhone of geheugenstick van het bedrijf op reis gaat, raden beveiligingsexperts aan om de bedrijfsgegevens met behulp van versleutelingssoftware veilig te stellen.

• Lees de handleiding. Emerson werkt regelmatig de werknemershandleiding bij om hierin ook blogs en andere nieuwe technologie op te nemen, en eist van haar werknemers dat zij de updates lezen en ondertekenen, zegt Cahill, communicatieamanager bij het bedrijf. Vraag uw supervisor, IT-afdeling of HR-team of uw bedrijf een beleid heeft voor correct gebruik van computers en elektronische communicatie. En als er een beleid is, lees het dan ook. Fuller en andere bronnen raden aan om mee te doen aan cursussen, als deze worden aangeboden.

En zorg er na het lezen van de werknemershandleiding voor dat u zich aan de regels houdt.