Prevenzione

L'abuso di e-mail e altre tecnologie di ufficio pu

di Michelle V. Rafter

Il mese scorso, a Los Angeles, tredici dipendenti del centro medico UCLA Medical Center hanno rischiato il licenziamento per essere stati colti a spiare le cartelle cliniche computerizzate della pop star Britney Spears. Il personale è stato ritenuto colpevole di violazione delle procedure lavorative del centro, oltre che delle leggi sulla privacy medica. Il risultato è stata la sospensione di sei persone.

Come dimostra questa situazione e altre simili, un semplice clic del mouse o un tocco sulla tastiera possono portare a provvedimenti che mettono a rischio il posto di lavoro. Si potrebbe supporre che cose come queste siano del tutto innocue, ma in genere i superiori la pensano in modo completamente diverso.

La crescente quantità di informazioni memorizzate on-line e di comunicazioni in forma elettronica, impongono alle aziende di rivedere i manuali del personale per includere ciò che è consentito o meno in merito all'utilizzo di e-mail, Internet e mezzi di comunicazione sociale. Ma anche in assenza di procedure scritte, i datori di lavoro hanno il diritto di licenziare coloro che commettono infrazioni legate alla tecnologia.

“La violazione di queste regole ci porta su un terreno incerto”, afferma Jim Cahill, blogger capo e responsabile delle comunicazioni presso Emerson Process Management, un'azienda produttrice di automazione industriale con 4 miliardi di dollari di fatturato che opera a Austin, Texas.

Licenziamenti disciplinari
In base a un sondaggio condotto nel dicembre 2007 dalla ePolicy Institute and American Management Association su 304 società statunitensi, un numero sempre maggiore di aziende licenzia coloro che violano le regole. Un quarto dei datori di lavoro intervistati è stato costretto a licenziare un dipendente per avere abusato dei sistemi di e-mail, mentre un terzo ha licenziato dei lavoratori per abuso di Internet.

I licenziamenti avvengono perché sempre più aziende attuano forme di monitoraggio sull'utilizzo del computer e di Internet da parte dei dipendenti, dichiara Nancy Fuller, direttore esecutivo di ePolicy Institute, autrice e consulente che collabora con società sui problemi del monitoraggio di Internet e del personale. “I dipendenti devono rendersene conto, il Grande Fratello osserva dietro le loro spalle elettroniche”, aggiunge Fuller.

Quali sono esattamente i motivi che possono portare al licenziamento? Ecco alcune attività citate dalle aziende nel report di ePolicy Institute/AMA:

E-mail
Linguaggio offensivo; utilizzo personale eccessivo; violazione delle regole di riservatezza.

Internet
Visite a siti Web di pornografia, organizzazione di appuntamenti privati, videogiochi, intrattenimento, acquisti, aste, sport o altro; utilizzo personale eccessivo; violazione di altre regole aziendali.

Altro
Abuso o utilizzo personale dei telefoni aziendali; perdita o furto di apparecchiatura elettronica.

Tutela personale sul posto di lavoro

Quindi, com'è possibile tutelarsi sul posto di lavoro?

• Utilizza l'e-mail con cautela. Secondo il parere di Lewis Maltby, direttore esecutivo del National Workrights Institute, un ente con sede a Princeton N.J., che si occupa dei diritti dei lavoratori, quando si tratta di parole scritte esiste sempre un duplice criterio di giudizio, secondo cui ciò che viene scritto può causare ai dipendenti guai ancora maggiori di ciò che viene detto.

• Tratta tutte le forme di comunicazione allo stesso modo. Se un messaggio o uno scherzo è inaccettabile in un'e-mail, lo sarà altrettanto in un messaggio istantaneo, in un messaggio di testo, in un post di un blog o nella tua pagina di Facebook, avverte Maltby. Segui le regole.

• Parti dal presupposto che sul posto di lavoro nulla è personale. Non credere di essere al sicuro perché utilizzi un account e-mail basato sul Web per controllare la tua posta personale quando sei al lavoro: con l'ausilio della tecnologia adeguata l'azienda è in grado di seguire ogni tua attività, avverte Fuller di ePolicy. “Occupati delle tue e-mail personali quando arrivi a casa”, suggerisce.

• Meglio sicuro che pentito. Se sai che la tua azienda attua delle regole per vietare determinati comportamenti, osservale. Da un report redatto nel dicembre 2007 dal Ponemon Institute, un gruppo di esperti sulla privacy, emerge che il 51% dei dipendenti rivela di avere copiato informazioni riservate su uno stick di memoria USB, anche se l'87% riteneva che ciò fosse vietato dalla politica aziendale. Se viaggi spesso portando con te un portatile aziendale, un iPhone o uno stick di memoria, utilizza software di crittografia per proteggere le informazioni aziendali, suggeriscono gli esperti di sicurezza.

• Leggi il manuale. Emerson aggiorna periodicamente il proprio manuale del dipendente per includere questioni quali blog e altra nuova tecnologia, e chiede che i dipendenti leggano e sottoscrivano gli aggiornamenti, afferma Cahill, il responsabile delle comunicazioni dell'azienda. Chiedi al tuo supervisore, settore IT o ai colleghi del personale se l'azienda prevede una policy per l'utilizzo corretto di computer e comunicazioni elettroniche. Se è disponibile, leggilo. Se vengono offerti dei corsi, iscriviti, suggeriscono Fuller e altre fonti.

Dopo avere letto il manuale del dipendente, assicurati di rispettare le regole.