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Missbrauch von E-Mail und anderer B

Von Michelle V. Rafter

In Los Angeles wurden dreizehn Angestellte des UCLA Medical Center beinahe entlassen, als sie dabei erwischt wurden, wie sie die Krankenakten des Popstars Britney Spears ausspionierten. Damit haben die Angestellten nicht nur gegen die Arbeitsplatzrichtlinien des Medical Center sondern auch gegen Gesetze zum Schutz medizinischer Daten verstoßen. Am Ende wurden sechs Mitarbeiter suspendiert.

Diese und ähnliche Situationen zeigen, dass ein einfacher Klick mit der Maus oder einige wenige Anschläge auf der Tastatur Folgen haben können, die Ihren Arbeitsplatz gefährden. Für Sie mag das zwar alles harmlos erscheinen, Ihr Vorgesetzter ist jedoch oft ganz anderer Meinung.

Da mehr und mehr Unternehmensinformationen online gespeichert werden und die meiste Kommunikation auf elektronischem Weg stattfindet, müssen Unternehmen die Mitarbeiterhandbücher umschreiben, um Verhaltenscodes für die Nutzung von E-Mail, Internet und soziale Medien am Arbeitsplatz aufzustellen. Doch selbst wenn Arbeitgeber Richtlinien nicht schwarz auf weiß dokumentiert haben: Sie haben das Recht, Mitarbeiter aufgrund von Verstößen bei der Nutzung von Bürotechnologie zu entlassen.

"Sie bewegen sich auf unsicherem Boden, wenn Sie gegen die Regeln verstoßen", meint Jim Cahill, Chef-Blogger und Kommunikationsmanager bei Emerson Process Management, einem Hersteller industrieller Automatisierungsanlagen mit einem Umsatz von 4 Milliarden US-Dollar.

Entlassungsgründe
Laut einer im Dezember 2007 vom ePolicy Institute und der American Management Association durchgeführten Umfrage unter 304 US-Firmen entlassen immer mehr Unternehmen Mitarbeiter, die Unternehmensregeln nicht einhalten. In der Umfrage gab ein Viertel der Arbeitgeber an, dass sie bereits Mitarbeiter wegen der missbräuchlichen Nutzung von E-Mail entlassen mussten. Und ein Drittel der Befragten trennte sich von Mitarbeitern aufgrund von Verstößen gegen Regeln zur Internetnutzung.

Die Zahl der Entlassungen steigt weiter an, da mehr Unternehmen die Computer- und Internetnutzung ihrer Mitarbeiter überwachen, meint dazu Nancy Fuller, Executive Director des ePolicy Institute. Nancy Fuller arbeitet als Autorin und Beraterin mit Unternehmen in Sachen Internet- und Mitarbeiterüberwachung zusammen. "Mitarbeiter sollten wissen, dass "Big Brother" ihnen über ihre elektronische Schulter schaut", so Nancy Fuller.

Was genau kann Sie Ihren Arbeitsplatz kosten? Im Folgenden sind einige Verhaltensweisen aufgeführt, die zu diesem Thema im ePolicy Institute/AMA-Bericht von Unternehmen angegeben wurden:

E-Mail
Anstößige Ausdrücke; zu intensive Nutzung für private Zwecke; Weitergabe vertraulicher Informationen.

Internet
Besuch von Websites für Pornografie, Partnervermittlung, Spiele, Unterhaltung, Einkaufen, Auktionen, Sport oder andere Websites; zu intensive Nutzung für private Zwecke; Verstöße gegen sonstige Unternehmensregeln.

Andere
Missbrauch oder private Nutzung von Bürotelefonen; Verlust oder Diebstahl elektronischer Geräte.

Schutz am Arbeitsplatz

Wie können Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz schützen?

• Seien Sie achtsam im Umgang mit E-Mail. Wenn es um das geschriebene Wort geht, so wird immer noch mit zweierlei Maß gemessen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter leichter mit dem, was sie schreiben, als mit dem, was sie sagen, in Schwierigkeiten geraten können, meint dazu Lewis Maltby, Executive Director des National Workrights Institute, einem in Princeton, New Jersey, ansässigen Arbeitsrechtsinstituts.

• Betrachten Sie alle elektronischen Medien als gleichwertig. "Wenn eine Nachricht oder ein Witz in einer E-Mail unpassend ist, dann ist dies auch in Instant Messages, Blog-Beiträgen oder auf Ihrer Facebook-Webseite nicht akzeptabel", so Lewis Maltby. Verhalten Sie sich angemessen.

• Wenn es um Ihren Arbeitsplatz geht, sollten Sie davon ausgehen, dass nichts privat ist. Wiegen Sie sich nicht in Sicherheit, nur weil Sie ein webbasiertes E-Mail-Konto zum Abrufen Ihrer privaten E-Mails am Arbeitsplatz nutzen. Mit den richtigen Technologien bleibt dies dem Unternehmen nicht verborgen. "Lesen Sie Ihre privaten E-Mails erst, wenn Sie wieder zu Hause sind", rät Nancy Fuller vom ePolicy Institute.

• Vorsicht ist besser als Nachsicht. Wenn Sie wissen, dass in Ihrem Unternehmen bestimmte Regeln gelten, sollten Sie diese auch einhalten. Laut eines im Dezember 2007 veröffentlichten Berichts des Ponemon Institute, einer Denkfabrik zum Thema Datenschutz, gaben 51 Prozent der befragten Mitarbeiter an, dass sie bereits vertrauliche Informationen auf einen USB-Speicher-Stick kopiert haben – obwohl es 87 Prozent von ihnen bewusst war, dass dies gegen die Richtlinien ihres Unternehmens verstieß. Wenn Sie regelmäßig mit einem Laptop, iPhone oder Speicher-Stick Ihres Unternehmens unterwegs sind, sollten Sie die Unternehmensdaten mit einer Verschlüsselungssoftware schützen, raten Sicherheitsexperten.

• Lesen Sie das Mitarbeiterhandbuch. Emerson aktualisiert regelmäßig sein Mitarbeiterhandbuch, um Blogs und andere neue Technologien abzudecken. Mitarbeiter sind verpflichtet, diese Aktualisierungen zu lesen und abzuzeichnen, erläutert Jim Cahill, Kommunikationsmanager des Unternehmens. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten bzw. in Ihrer IT- oder Personalabteilung, ob in Ihrem Unternehmen Richtlinien für den richtigen Umgang mit Computern und elektronischer Kommunikation vorhanden sind. Wenn ja, lesen Sie sie. Falls Schulungen zu diesem Thema angeboten werden, ist es eine gute Idee, daran teilzunehmen, so die Empfehlung von Nancy Fuller und anderen.

Sobald Sie das Mitarbeiterhandbuch gelesen haben, sollten Sie sich auch an die darin festgelegten Regeln halten.